Polityka prywatności

Polityka prywatności sklepu artafon.com

Wersja 2026-10-29, obowiązuje od 2026-10-29

Ta polityka wyjaśnia prostym językiem, jakie dane zbieramy, po co, jak długo je przechowujemy, komu je przekazujemy i jakie masz prawa. Obejmuje też pliki cookies (§ 16). Polityki się nie akceptuje – to informacja, którą mamy obowiązek Ci przekazać.

§ 1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem Twoich danych osobowych jest ARTAFON Artur Kiryłowicz, ul. Asnyka 32 d, 40-696 Katowice, NIP 9541915394, numer VAT UE: PL9541915394, REGON 273269667 (dalej: „my” albo „ARTAFON”). Prowadzimy sklep artafon.com i jesteśmy producentem sprzedawanych w nim produktów.

W każdej sprawie dotyczącej danych napisz na contact@artafon.com, zadzwoń pod +48 729 881 097 (dni robocze 8–16) albo wyślij list na adres powyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – kontaktujesz się bezpośrednio z nami.

„RODO” to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). „Prawo komunikacji elektronicznej” to ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221).

§ 2. Najważniejsze w skrócie

• Zbieramy tylko dane potrzebne do zakupu, konta, odpowiedzi na wiadomość albo newslettera.
• Do konta logujesz się hasłem albo przez Google, a jednorazowy kod z e-maila potwierdza adres tylko przy zakładaniu konta i zmianie hasła; hasła nie widzimy – zapisujemy wyłącznie jego zaszyfrowany skrót. Danych Twojej karty nie widzimy – płatności obsługują operatorzy płatności.
• Nie sprzedajemy danych. Nie profilujemy klientów, nie prowadzimy remarketingu i nie mamy na stronie pikseli serwisów społecznościowych.
• Google Analytics i Opinie konsumenckie Google działają tylko po Twojej zgodzie w banerze cookies. Bez zgody strona nie wczytuje ich skryptów.
• Film z YouTube (Google) na stronie instrukcji montażu wczytujemy dopiero po Twoim kliknięciu „Odtwórz film”. Do tego czasu przeglądarka nie łączy się z YouTube ani z Google w związku z filmem (§ 9).
• Newsletter wysyłamy dopiero po potwierdzeniu zapisu w mailu. Wypisać się możesz w każdej chwili.
• Prośbę o opinię o zakupie w Google wysyłamy tylko za Twoją dobrowolną zgodą wyrażoną w kasie: najwyżej jedną wiadomość do zamówienia. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili (§ 8).
• W bazie sklepu adres IP trzymamy tylko na potrzeby limitów chroniących przed nadużyciami, najwyżej 24 godziny.
• Masz prawo m.in. do dostępu do danych, ich poprawienia i usunięcia (§ 14).

§ 3. Skąd mamy dane i czy musisz je podać

Większość danych podajesz nam bezpośrednio: w kasie, w koncie, w formularzach i przy zapisie do newslettera. Część danych powstaje, gdy korzystasz ze sklepu, np. numer i data zamówienia, historia jego statusów, dziennik wysłanych maili.

Od innych podmiotów dostajemy tylko:

• od operatora płatności – potwierdzenie płatności: identyfikator transakcji, kwotę, walutę i stan płatności;
• jeśli masz konto kontrahenta – wynik sprawdzenia Twojego numeru VAT w unijnym systemie VIES albo w brytyjskim rejestrze VAT.

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane nie przyjmiemy jednak zamówienia, nie założymy konta, nie odpowiemy na wiadomość albo nie zapiszemy Cię do newslettera. Część danych zamówienia musimy przechowywać, bo wymagają tego przepisy podatkowe (§ 11).

§ 4. Zakupy i płatności

Zamówienie złożysz jako gość albo po zalogowaniu. Koszyk osoby niezalogowanej (produkty, kraj dostawy, wpisany kod rabatowy) przechowujemy 60 dni od ostatniej zmiany, a potem go usuwamy. Do zamówienia zbieramy:

• adres e-mail i numer telefonu;
• imię, nazwisko i adres dostawy (przy odbiorze osobistym w Katowicach adresu dostawy nie zbieramy);
• jeśli chcesz fakturę na firmę – nazwę firmy, NIP i adres do faktury;
• uwagi do zamówienia, język i walutę, zamówione produkty, sposób dostawy i płatności oraz użyty kod rabatowy.

Zamówienie dostaje numer i link z kluczem dostępu, który wysyłamy w mailu – dzięki niemu widzisz zamówienie bez logowania. Jeśli później zalogujesz się tym samym adresem e-mail, zamówienia złożone jako gość pojawią się w Twoim koncie. Użycie kodu rabatowego zapisujemy razem z adresem e-mail, żeby kod działał raz na adres (zasady kodu opisuje Regulamin).

Płatności. Danych karty ani logowania do banku nie widzimy – podajesz je bezpośrednio operatorowi płatności. Operatorowi przekazujemy tylko to, czego potrzebuje:

• Przelewy24 (PayPro SA) – adres e-mail, kraj, język, kwotę i numer zamówienia;
• PayPal – kwotę, walutę i numer zamówienia (swoje dane podajesz bezpośrednio w serwisie PayPal);
• Revolut – adres e-mail, kwotę, walutę i numer zamówienia.

Przy przelewie tradycyjnym widzimy dane z Twojego przelewu (nadawca, numer rachunku, tytuł, kwota) w historii naszego rachunku bankowego. Przy płatności za pobraniem kwotę odbiera kurier, a przy odbiorze osobistym – my. Operatorzy płatności przetwarzają dane także jako odrębni administratorzy, według własnych polityk prywatności, np. w związku z przepisami o usługach płatniczych.

Dostawa. Paczki wysyłamy kurierem DPD. Przewoźnikowi przekazujemy dane potrzebne do doręczenia: imię i nazwisko, nazwę firmy (jeśli ją podasz), adres, telefon i adres e-mail, a przy pobraniu także kwotę do zapłaty. Przy wysyłce poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do Wielkiej Brytanii albo Stanów Zjednoczonych) dane adresowe oraz opis i wartość towaru trafiają też do przewoźników i urzędów celnych kraju dostawy (§ 13).

Konto kontrahenta. Jeśli kupujesz na warunkach dla firm, sprawdzamy Twój numer VAT w unijnym systemie VIES (prowadzi go Komisja Europejska) albo – dla Wielkiej Brytanii – w brytyjskim rejestrze VAT. Zapisujemy datę, wynik i numer potwierdzenia sprawdzenia.

Faktury. Faktury wystawiamy poza sklepem, w programie księgowym. Przepisujemy do niego dane potrzebne do faktury (§ 12).

§ 5. Konto klienta

Do konta logujesz się adresem e-mail i hasłem albo przez Google. Konto zakładasz, potwierdzając adres jednorazowym kodem, który wysyłamy na Twój adres e-mail (kod jest ważny 10 minut), i ustawiając hasło; tym samym kodem ustawiasz nowe hasło, gdy zapomnisz stare. Hasła nie widzimy – w bazie zapisujemy tylko jego zaszyfrowany skrót. Zalogowanie trwa 180 dni, chyba że wcześniej się wylogujesz; po zmianie hasła wylogowujemy konto ze wszystkich urządzeń.

Logowanie przez Google. Jeśli wybierzesz „Kontynuuj z Google”, Twoja przeglądarka przechodzi na stronę Google (Google Ireland Limited), gdzie logujesz się do swojego konta Google; wcześniej nie łączy się z Google w związku z logowaniem. Od Google otrzymujemy wyłącznie zweryfikowany adres e-mail i identyfikator Twojego konta Google – nie widzimy hasła do Google. Zapisujemy ten identyfikator w Twoim koncie i łączymy je z kontem w sklepie o tym samym adresie e-mail albo zakładamy nowe konto. Na czas przejścia zapisujemy w przeglądarce ciasteczko techniczne (§ 16), a w bazie – na 10 minut – jednorazowy znacznik tego przejścia. Za dalsze przetwarzanie danych po stronie Google odpowiada Google, według polityki prywatności Google. Logowanie przez Google jest dobrowolne – zawsze możesz użyć hasła.

W koncie przechowujemy: adres e-mail, imię, nazwisko, telefon, nazwę firmy i NIP (jeśli je podasz), zapisane adresy, garaż (motocykle dodane do dopasowania części), ulubione produkty, język wiadomości i historię zamówień. Przy koncie kontrahenta – także rodzaj konta i rabat przypisany do Twojej grupy.

Konta ze starego sklepu. Konta założone w naszym poprzednim sklepie artafon.com przenieśliśmy do tego sklepu: adres e-mail, imię, nazwisko, telefon, nazwę firmy i NIP, adresy, zamówienia od 2021 roku i skrót dotychczasowego hasła. Administrator jest ten sam. Dotychczasowe hasło działa przy pierwszym logowaniu, po czym zastępujemy jego skrót nowym, a stary skrót kasujemy najpóźniej po 180 dniach. Po przeniesieniu konto czeka na akceptację regulaminu. Gdy ją potwierdzisz, zapisujemy datę, wersję regulaminu i wersję językową, którą wyświetlono. To nasz dowód akceptacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: ochrona przed roszczeniami). Przechowujemy go z kontem, a po jego usunięciu – w zanonimizowanym wierszu konta, bez danych osobowych.

Bez logowania garaż zostaje tylko w Twojej przeglądarce (§ 16). Po zalogowaniu przenosimy go do konta.

Konto usuniesz samodzielnie w danych konta (przycisk „Usuń konto”) albo prosząc o to mailem na contact@artafon.com. Usunięcie kończy logowania, kasuje zapisane adresy, garaż i ulubione, a pozostałe dane konta anonimizujemy, czyli usuwamy z nich wszystko, co pozwala Cię rozpoznać. Zamówienia zostają przez okres podany w § 11, bo wymagają tego przepisy podatkowe.

§ 6. Kontakt, reklamacje i odstąpienie od umowy

Formularz kontaktowy. Zbieramy temat, adres e-mail i treść wiadomości. Tak samo traktujemy wiadomości i reklamacje wysłane do nas e-mailem. Zgoda nie jest potrzebna – odpowiadamy, bo o to prosisz.

Formularz odstąpienia od umowy. Zbieramy imię i nazwisko, numer albo datę zamówienia, adres e-mail i – jeśli je podasz – listę zwracanych produktów. Zapisujemy dokładny czas złożenia oświadczenia według zegara serwera – to dowód, że oświadczenie złożono w terminie. Potwierdzenie wysyłamy e-mailem.

W obu formularzach zapisujemy też adres IP – wyłącznie po to, by ograniczyć liczbę zgłoszeń z jednego adresu. Przechowujemy go najwyżej 24 godziny. Formularze mają też ukryte pole-pułapkę na automaty; nie zbiera ono żadnych danych.

§ 7. Newsletter

Do newslettera zapisujesz się w stopce strony, podając adres e-mail. Wysyłamy w nim informacje o nowościach i ofertach sklepu. Za zapis nie dajemy kodu rabatowego.

Zapis ma dwa kroki. Po podaniu adresu wysyłamy mail z prośbą o potwierdzenie. Zapis potwierdzasz przyciskiem na stronie, do której prowadzi link z maila; link jest ważny 7 dni. Bez potwierdzenia nie wysyłamy newslettera, a niepotwierdzony zapis przechowujemy najwyżej 30 dni i potem go usuwamy.

Zapisujemy: adres e-mail, język, stan zapisu, daty zapisu, potwierdzenia i wypisu, wersję treści zgody pokazanej przy zapisie oraz źródło zapisu (formularz w stopce albo przeniesienie zapisu z poprzedniej wersji sklepu). Każdy krok – zapis, wysłanie maila, potwierdzenie, wypis – dopisujemy do historii zapisu. To nasz dowód, że mamy Twoją zgodę. Adresu IP nie zapisujemy w bazie; używamy go tylko do limitu zapisów z jednego adresu (§ 10).

Newsletter wysyłamy przez serwis Sender.net (UAB Sender.lt, Litwa). Po potwierdzeniu zapisu przekazujemy tam Twój adres e-mail. Newsletter wysyłamy bez śledzenia otwarć i kliknięć.

Wypisać się możesz w każdej chwili – linkiem w każdym newsletterze albo mailem na contact@artafon.com. Po wypisie przestajemy wysyłać newsletter. Historię zapisu przechowujemy jeszcze 3 lata od wypisania się, na wypadek sporu o to, czy wysyłka była za zgodą. Sam adres e-mail zostaje na liście wypisanych, żeby newsletter nie trafił do Ciebie ponownie bez nowej zgody. Jeśli zapiszesz się znowu, będzie to nowa zgoda, a wcześniejsza historia zostanie zachowana.

§ 8. Wiadomości e-mail ze sklepu

Wysyłamy maile potrzebne do obsługi: kod potwierdzający (zakładanie konta, zmiana hasła), potwierdzenie zamówienia (z Regulaminem w załączniku), dane do przelewu, przypomnienia o nieopłaconym zamówieniu, potwierdzenie płatności, zmiany statusu zamówienia i numer przesyłki, potwierdzenie odstąpienia od umowy, potwierdzenie otrzymania wiadomości z formularza oraz prośbę o potwierdzenie zapisu do newslettera. Nie są to wiadomości reklamowe.

Przypomnienia o płatności. Jeśli zamówienie z płatnością online (Przelewy24, PayPal, Revolut) nie zostanie opłacone, wysyłamy najwyżej dwa przypomnienia. Podają one numer, kwotę i zawartość zamówienia, link do dokończenia płatności i datę, do której można zapłacić. Korzystamy przy tym tylko z danych, które już są w zamówieniu: adresu e-mail, imienia, języka, numeru, kwoty i zamówionych produktów. To wiadomości serwisowe dotyczące złożonego zamówienia, bez reklam, więc nie potrzebujemy na nie Twojej zgody (§ 11). Nie wysyłamy ich po opłaceniu albo anulowaniu zamówienia ani przy przelewie tradycyjnym, do którego dane wysyłamy osobno.

Prośba o opinię w Google. W kasie możesz zaznaczyć nieobowiązkowe pole zgody na jedną wiadomość e-mail z prośbą o opinię o zakupie w Google, czyli w naszym Profilu Firmy w Google (w wyszukiwarce i Mapach Google). To co innego niż Opinie konsumenckie Google z § 9: tę wiadomość wysyłamy my, przez operatora poczty transakcyjnej (§ 12), a Google nie dostaje od nas żadnych Twoich danych. Zgoda jest dobrowolna: bez niej prośby nie wysyłamy, a zamówienie realizujemy tak samo. Jeśli się zgodzisz, wyślemy najwyżej jedną taką wiadomość do zamówienia, nie wcześniej niż 10 dni po jego wysłaniu albo odbiorze osobistym. Nie wysyłamy jej w trakcie reklamacji ani innej otwartej sprawy dotyczącej zamówienia, a po anulowaniu zamówienia, zwrocie płatności albo odstąpieniu od umowy nie wysyłamy jej wcale (szczegóły w Regulaminie). Do wysyłki używamy adresu e-mail, imienia, numeru i języka zamówienia, a jako dowód zgody zapisujemy w zamówieniu czas jej wyrażenia i wersję treści zgody. Link w wiadomości prowadzi na stronę Google: jeśli wystawisz opinię, publikujesz ją pod swoim kontem Google, a Twoje dane przetwarza Google jako odrębny administrator, według polityki prywatności Google.

Zgodę na prośbę o opinię możesz wycofać w każdej chwili: linkiem rezygnacji w tej wiadomości albo mailem na contact@artafon.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Prowadzimy listę wykluczeń: wpisujemy na nią adres e-mail osoby, która zrezygnowała z próśb o opinię albo z którą toczy się spór, razem z powodem i datą wpisu, żeby nie wysłać na ten adres prośby o opinię do żadnego zamówienia.

Prowadzimy dziennik wysyłek: adresat, rodzaj maila, czas, stan wysyłki i ewentualny błąd. Dzięki niemu sprawdzamy, czy mail wyszedł, i ponawiamy wysyłkę. Wpisy dziennika przechowujemy 12 miesięcy. Pełną treść potwierdzenia zamówienia i potwierdzeń odstąpienia od umowy przechowujemy tak długo jak zamówienie – to dowód, co dokładnie wysłaliśmy.

Maile wychodzą przez zewnętrznego operatora poczty transakcyjnej (§ 12).

§ 9. Statystyki (Google Analytics), Opinie konsumenckie Google i filmy z YouTube

Google Analytics 4 włączamy tylko wtedy, gdy zgodzisz się na kategorię „Analityka” w banerze cookies. Bez tej zgody skrypt Google się nie wczytuje.

Po zgodzie Google Analytics zbiera: identyfikator przeglądarki zapisany w ciasteczkach _ga, odwiedzane strony, źródło wejścia (np. wyszukiwarka), przybliżoną lokalizację ustaloną z adresu IP, rodzaj urządzenia i przeglądarki oraz zdarzenia w sklepie: dodanie do koszyka, przejście do kasy i zakup (numer zamówienia, wartość, produkty, kod rabatowy). Nie przekazujemy do Google Twojego imienia, nazwiska, adresu e-mail ani adresu dostawy, a adres strony zamówienia przed wysłaniem do Google maskujemy.

Dane wykorzystujemy tylko w zbiorczych statystykach – które strony i produkty są oglądane i jak działa sklep. Sygnały reklamowe Google (zgody reklamowe w trybie Consent Mode) mamy zawsze wyłączone, więc dane ze statystyk nie służą do reklam ani remarketingu. Google przechowuje dane o użytkownikach i zdarzeniach nie dłużej niż 14 miesięcy. Usługę świadczy Google (Google Ireland Limited i Google LLC); dane mogą trafić do USA (§ 13).

Opinie konsumenckie Google (Google Customer Reviews) to jedyna usługa w kategorii „Marketing”. Jeśli się na nią zgodzisz, po złożeniu zamówienia na stronie potwierdzenia wczytujemy skrypt Google. Pokazuje on okienko z pytaniem, czy chcesz dostać od Google ankietę o zakupie. Skrypt otrzymuje Twój adres e-mail, numer zamówienia, kraj dostawy i przewidywaną datę dostawy. Ankietę wysyła Google, a zebrane oceny mogą być pokazywane w usługach Google. Google przetwarza te dane jako odrębny administrator, według polityki prywatności Google. Udział jest dobrowolny: możesz odmówić w okienku albo zrezygnować później przez link w wiadomości od Google. Sklep nie pokazuje opinii na swoich stronach.

Filmy z YouTube. Na stronach instrukcji montażu pokazujemy filmy z serwisu YouTube (Google). Dopóki nie klikniesz „Odtwórz film”, widzisz tylko okładkę z naszego serwera, a Twoja przeglądarka nie łączy się z YouTube ani z Google w związku z filmem. Po kliknięciu wczytujemy film w rozszerzonym trybie prywatności YouTube (adres youtube-nocookie.com). Według Google w tym trybie obejrzenie filmu nie służy do personalizacji YouTube ani reklam – nie znaczy to jednak, że Google nie otrzymuje danych. Google otrzymuje wtedy Twój adres IP i dane przeglądarki, a po wczytaniu filmu może zapisać w niej ciasteczka lub inne dane (np. w pamięci przeglądarki). Zgodą jest samo kliknięcie – pod okładką piszemy, że kliknięcie oznacza zgodę i co się wtedy stanie. Zgoda dotyczy jednego wczytania filmu: nie zapisujemy, kto kliknął, i nie pytamy o tę zgodę w banerze cookies, więc przy każdym filmie i po każdym odświeżeniu strony klikasz od nowa. Przechowujemy natomiast kolejne wersje tekstu spod okładki i opis działania tego mechanizmu, żeby móc wykazać, jak zbieramy zgodę. Za samo wczytanie filmu i przekazanie Google tych danych w chwili kliknięcia odpowiadamy wspólnie z Google (współadministrowanie, art. 26 RODO): my odpowiadamy za zebranie Twojej zgody i za informacje w tej polityce i to do nas kierujesz sprawy z tym związane (§ 1); możesz też zwrócić się do Google. Za dalsze przetwarzanie tych danych odpowiada wyłącznie Google, według polityki prywatności Google; dla osób z EOG administratorem po stronie Google jest Google Ireland Limited. Jeśli nie chcesz wczytywać filmu, nie klikaj: instrukcję w PDF pobierzesz z tej samej strony, a film obejrzysz też bezpośrednio w serwisie YouTube, linkiem „Obejrzyj na YouTube” (wtedy obowiązują zasady YouTube). Po odświeżeniu albo zamknięciu strony film się nie wczytuje, dopóki znowu nie klikniesz. Ciasteczka i inne dane zapisane już przez Google (dla witryn youtube-nocookie.com i youtube.com) usuniesz w ustawieniach przeglądarki (§ 16).

§ 10. Bezpieczeństwo, logi i kopie zapasowe

• Połączenie ze sklepem jest szyfrowane (HTTPS). Ruch przechodzi przez Cloudflare, który chroni sklep przed atakami i botami.
• Nie przechowujemy haseł w postaci jawnej ani danych kart. Hasła, klucze logowania i koszyka oraz kody potwierdzające zapisujemy w bazie tylko w postaci skrótu kryptograficznego, którego nie da się odczytać.
• Do danych klientów mają dostęp tylko właściciel sklepu i upoważniony pracownik. Logują się do systemu obsługi sklepu hasłem albo przez Google, a każda zmiana w nim trafia do dziennika (kto, co i kiedy zmienił). Wpisy dziennika przechowujemy 5 lat.
• Limity zamówień, kodów potwierdzających, prób logowania i zapisów do newslettera liczymy po adresie IP (limity zamówień i prób logowania także po adresie e-mail). Te liczniki są tylko w pamięci serwera – nie zapisujemy ich w bazie ani na dysku. Każda próba liczy się najwyżej przez 24 godziny, a wszystkie te liczniki znikają przy ponownym uruchomieniu serwera. Limit zgłoszeń z formularzy liczymy po adresie IP zapisanym przy zgłoszeniu, który usuwamy najpóźniej po 24 godzinach (§ 6).
• Serwer zapisuje dzienniki techniczne (logi): czas, adres podstrony, kod odpowiedzi i błędy. Mogą one zawierać adres IP i rodzaj przeglądarki. Klucze dostępu do zamówień i dane wyszukiwane przez obsługę sklepu są w logach zamaskowane. Logi serwera przechowujemy 14 dni, a potem je usuwamy.
• Przed zmianami, których nie da się cofnąć jednym kliknięciem (np. masowa zmiana cen), system robi kopię bazy danych na serwerze. Kopie zapasowe bazy przechowujemy najwyżej 90 dni, a potem je usuwamy. Dane usunięte z bazy znikają z kopii, gdy usuwamy kopię.

§ 11. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel	Podstawa prawna	Jak długo
Zamówienie: zawarcie i wykonanie umowy, płatność, dostawa, maile o zamówieniu (§ 4, § 8)	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – umowa	do wykonania umowy (dostawa, płatność, reklamacje, odstąpienie); potem dane przechowujemy w celach z wierszy „Faktury, księgi i rozliczenia podatkowe” oraz „Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń”, a po okresach z tych wierszy anonimizujemy zamówienie
Faktury, księgi i rozliczenia podatkowe (§ 4)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek z przepisów podatkowych	6 lat od końca roku, w którym złożono zamówienie
Odstąpienie od umowy (§ 6)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek z ustawy o prawach konsumenta, w zakresie przyjęcia i rozliczenia odstąpienia; potem art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: ochrona przed roszczeniami	6 lat od końca roku, w którym złożono zamówienie
Wiadomości i reklamacje – formularz i e-mail (§ 6)	reklamacje: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek z przepisów konsumenckich (odpowiedź na reklamację), potem art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: ochrona przed roszczeniami; inne sprawy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: odpowiedź na Twoją wiadomość	3 lata od wysłania wiadomości
Konto klienta (§ 5)	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – umowa o prowadzenie konta (Regulamin)	do usunięcia konta
Newsletter (§ 7)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej	do wypisu; niepotwierdzony zapis: 30 dni
Dowód zgody na newsletter i lista wypisanych (§ 7)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: wykazanie zgody i uszanowanie wypisu	historia zapisu: 3 lata od wypisania się; adres na liście wypisanych: dopóki wysyłamy newsletter
Dziennik wysyłek maili (§ 8)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: sprawdzenie, czy mail wyszedł	12 miesięcy
Przypomnienia o nieopłaconym zamówieniu (§ 8)	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (zapłata za zamówienie); art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: dokończenie zamówienia	przypomnienia wysyłamy tylko w terminie płatności, czyli najwyżej przez 14 dni od złożenia zamówienia; dane zamówienia przechowujemy dalej jak w wierszu „Zamówienie”
Prośba o opinię w Google (§ 8)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej	do wysłania jednej wiadomości albo do wycofania zgody
Dowód zgody na prośbę o opinię i lista wykluczeń (§ 8)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: wykazanie zgody i niewysyłanie próśb osobom, które zrezygnowały albo z którymi toczy się spór	dowód zgody: razem z zamówieniem, w okresach z wiersza „Zamówienie”; adres na liście wykluczeń: dopóki wysyłamy prośby o opinię, chyba że wcześniej usuniemy go z listy
Google Analytics (§ 9)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej – zgoda	do wycofania zgody; w Google najwyżej 14 miesięcy
Opinie konsumenckie Google (§ 9)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda	przekazanie jednorazowe; dalej według zasad Google
Filmy z YouTube po kliknięciu (§ 9)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej – zgoda wyrażona kliknięciem „Odtwórz film”	jednorazowo, przy wczytaniu filmu; nie zapisujemy, kto kliknął, ani danych z odtwarzania (przechowujemy tylko wersje tekstu spod okładki); dalej według zasad Google
Ochrona przed nadużyciami: limity i pułapki na boty (§ 6, § 10)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: bezpieczeństwo sklepu	adres IP: najwyżej 24 godziny
Logi serwera i kopie zapasowe (§ 10)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: bezpieczeństwo i odtworzenie danych po awarii	logi serwera: 14 dni; kopie zapasowe bazy: najwyżej 90 dni
Dziennik czynności obsługi sklepu: kto i kiedy zmienił zamówienie lub dane klienta (§ 10)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: kontrola, kto i kiedy zmienia dane	5 lat
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz interes: ochrona przed roszczeniami	w okresach podanych wyżej
Ciasteczka i pamięć przeglądarki niezbędne do działania sklepu (§ 16)	art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO; art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej	według tabeli w § 16

Okres dla zamówień wynika z przepisów podatkowych: dokumenty przechowuje się do przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa), czyli 5 lat od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku (art. 70 § 1 tej ustawy). Po tym czasie usuwamy z zamówienia dane osobowe; zostają tylko dane, które nie pozwalają Cię rozpoznać (produkty i kwoty), potrzebne do statystyki sprzedaży.

§ 12. Komu przekazujemy dane

Dane przekazujemy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do danego celu, i tylko w potrzebnym zakresie. Dostawcy usług (serwer, Cloudflare, poczta, newsletter, księgowość, Google Analytics) przetwarzają dane na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO). Operatorzy płatności, przewoźnik oraz Google przy Opiniach konsumenckich są odrębnymi administratorami. Jako odrębny administrator Google przetwarza też dane, które sam mu podajesz, wystawiając opinię po kliknięciu linku z prośby o opinię; nie przekazujemy mu przy tym żadnych danych (§ 8). Przy filmach z YouTube za samo wczytanie filmu i przekazanie danych w chwili kliknięcia odpowiadamy wspólnie z Google, a za dalsze przetwarzanie – wyłącznie Google (§ 9).

Odbiorca	Po co i jakie dane	Poza EOG? (podstawa)
Hetzner Online GmbH (Niemcy)	serwer, na którym działa sklep i baza danych – wszystkie dane z tej polityki	nie
Cloudflare, Inc. (USA)	obsługa domeny, szyfrowanie i ochrona ruchu – przez Cloudflare przechodzi wszystko, co przesyłasz do sklepu, w tym adres IP	tak – decyzja Komisji (UE) 2023/1795 (Data Privacy Framework) i standardowe klauzule umowne
Resend, Inc. (USA)	wysyłka maili ze sklepu – adres e-mail i treść maila	tak – standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), zawarte w umowie powierzenia
Zoho Corporation B.V. (Holandia) – Zoho Mail	skrzynka contact@artafon.com – Twoja korespondencja z nami	tak – grupa Zoho może przekazywać dane do krajów poza EOG, na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji (art. 46 ust. 2 lit. c RODO)
PayPro SA – Przelewy24 (Polska)	płatność Przelewy24 – dane z § 4	nie
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luksemburg)	płatność PayPal – dane z § 4	nie (odbiorca w EOG; dalsze przekazania według jego polityki)
Revolut Bank UAB (Litwa)	płatność Revolut – dane z § 4	nie (odbiorca w EOG; dalsze przekazania według jego polityki)
DPD Polska sp. z o.o. i jej partnerzy w kraju dostawy	doręczenie paczki – dane z § 4	przy dostawie poza EOG – art. 49 ust. 1 lit. b RODO
UAB Sender.lt – Sender.net (Litwa)	wysyłka newslettera – adres e-mail	nie
Google Ireland Limited i Google LLC	Google Analytics, tylko po zgodzie – dane z § 9	tak – decyzja Komisji (UE) 2023/1795 i standardowe klauzule umowne
Google (Opinie konsumenckie Google)	ankieta o zakupie, tylko po zgodzie – dane z § 9	tak – Google LLC (USA): decyzja Komisji (UE) 2023/1795 (Data Privacy Framework)
Google (YouTube): Google Ireland Limited (Irlandia)	film z YouTube, tylko po kliknięciu „Odtwórz film” – dane z § 9	dla osób z EOG odbiorca jest w EOG, a Google przekazuje dane dalej do Google LLC (USA) – według Google na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 (Data Privacy Framework) i standardowych klauzul umownych (§ 13); dla osób spoza EOG – według polityki prywatności Google
Biuro rachunkowe (Polska) i dostawca programu księgowego Saldeo (Polska)	faktury i księgi – dane do faktury	nie
Urzędy, sądy i inne organy publiczne	tylko gdy wymaga tego przepis	nie

§ 13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) to Unia Europejska oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia. Dane mogą trafić poza EOG w tych sytuacjach:

• Cloudflare i Google Analytics (USA) – na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie ram ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework, art. 45 RODO), wobec firm wpisanych na listę tych ram, oraz standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO);
• dostawa poza EOG – przekazanie danych przewoźnikowi i urzędom celnym kraju dostawy jest niezbędne do wykonania umowy (art. 49 ust. 1 lit. b RODO);
• Google przy Opiniach konsumenckich (Google LLC, USA) – na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 (Data Privacy Framework, art. 45 RODO), jako odrębny administrator, według swojej polityki prywatności;
• Google przy filmach z YouTube – dla osób z EOG odbiorcą jest Google Ireland Limited (Irlandia), a Google według swojej polityki prywatności może przekazywać dane do Google LLC w USA na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 (Data Privacy Framework, art. 45 RODO) i standardowych klauzul ochrony danych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO); dla osób spoza EOG – według polityki prywatności Google;
• PayPal i Revolut mają siedzibę w EOG, a ich dalsze przekazania danych podlegają ich politykom prywatności;
• Resend (USA), operator poczty transakcyjnej – na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), zawartych w umowie powierzenia;
• Zoho przy skrzynce contact@artafon.com (Zoho Corporation B.V., Holandia) – grupa Zoho może przekazywać dane do innych krajów, w których działa, na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), w ramach umowy powierzenia.

Kopię zabezpieczeń (np. klauzul umownych) prześlemy na Twoją prośbę wysłaną na contact@artafon.com.

§ 14. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO) – część z nich poprawisz samodzielnie w koncie;
• usunięcia danych (art. 17 RODO) – konto usuniesz samodzielnie (§ 5); danych, które musimy przechowywać z mocy prawa (np. zamówień), nie usuniemy przed końcem okresu z § 11;
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przeniesienia danych (art. 20 RODO) – dotyczy danych, które od Ciebie otrzymaliśmy i przetwarzamy na podstawie umowy albo zgody;
• sprzeciwu (art. 21 RODO) wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a wobec marketingu bezpośredniego zawsze;
• wycofania zgody w każdej chwili (art. 7 ust. 3 RODO), bez wpływu na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy przed jej wycofaniem. Zgodę na cookies wycofasz linkiem „Ustawienia cookies” w stopce strony; zgoda na film z YouTube dotyczy jednego wczytania – po odświeżeniu albo zamknięciu strony film się nie wczytuje, dopóki znowu nie klikniesz, a ciasteczka zapisane już przez Google usuniesz w ustawieniach przeglądarki (§ 9); zgodę na newsletter wycofasz linkiem w newsletterze albo mailem, a zgodę na prośbę o opinię wycofasz linkiem w tej wiadomości albo mailem (§ 8);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl) albo do organu ochrony danych w kraju, w którym mieszkasz lub pracujesz (art. 77 RODO). Jeśli mieszkasz w Wielkiej Brytanii, możesz też złożyć skargę do Information Commissioner's Office (ico.org.uk).

Żądanie wyślij na contact@artafon.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W skomplikowanych sprawach termin może wydłużyć się o dwa kolejne miesiące – wtedy napiszemy Ci o tym w ciągu pierwszego miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Możemy poprosić o potwierdzenie, że to Ty, np. o wiadomość z adresu e-mail podanego w zamówieniu. Realizacja Twoich praw jest bezpłatna.

§ 15. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie profilujemy klientów i nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Automatycznie działają tylko proste reguły opisane w Regulaminie, np. wyliczenie ceny, kosztu dostawy czy rabatu z kodu.

§ 16. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Ciasteczka (cookies) to małe pliki, które strona zapisuje w Twojej przeglądarce. Podobnie działa pamięć przeglądarki (localStorage i sessionStorage). Wszystko, co piszemy niżej o ciasteczkach, dotyczy też tej pamięci. Używamy trzech kategorii – tych samych, które widzisz w banerze cookies:

• Niezbędne – działają zawsze. Bez nich sklep nie działa tak, jak tego oczekujesz: koszyk, logowanie, ochrona przed botami, zapamiętanie Twojej decyzji o cookies, wybrana waluta, garaż, ostatnie wyszukiwania, powrót do zamówienia po płatności. Nie wymagają zgody, bo są konieczne do świadczenia usługi, z której korzystasz (art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej).
• Analityka – tylko po zgodzie: Google Analytics (§ 9).
• Marketing – tylko po zgodzie: wyłącznie Opinie konsumenckie Google (§ 9). Sygnały reklamowe Google mamy zawsze wyłączone. Nie używamy reklam, remarketingu ani pikseli serwisów społecznościowych.

Zgodę na analitykę i marketing wyrażasz w banerze cookies (art. 399 ust. 1 i art. 400 Prawa komunikacji elektronicznej – zgoda według zasad RODO). „Odrzucam” jest tak samo dostępne jak „Akceptuję”. Do czasu Twojej decyzji działają tylko ciasteczka niezbędne. Gdy zmienimy zakres używanych cookies, zapytamy Cię o zgodę ponownie.

Jak zmienić decyzję: kliknij „Ustawienia cookies” w stopce dowolnej strony. Po wycofaniu zgody na analitykę wyłączamy pomiar i usuwamy ciasteczka _ga. Zapisane informacje możesz też w każdej chwili usunąć w ustawieniach przeglądarki – wtedy zniknie m.in. koszyk osoby niezalogowanej i Twoja decyzja o cookies, więc zapytamy o nią ponownie.

Poniżej lista ciasteczek i wpisów w pamięci przeglądarki, których używa sklep: nazwa, dostawca, cel, czas przechowywania i kategoria. Skrypt Google może zapisywać własne ciasteczka – szczegóły w polityce Google. Na liście nie ma ciasteczek i innych danych, które po kliknięciu „Odtwórz film” może zapisać YouTube (Google): to osobna zgoda, wyrażana kliknięciem (§ 9). Ich nazwy i czas przechowywania ustala Google i opisuje je na swojej stronie o plikach cookie.

§ 17. Linki do innych serwisów

W stopce są linki do naszych profili w serwisach Facebook, Instagram i YouTube, a na stronach instrukcji montażu i kartach produktów z filmem – link do filmu na YouTube. To zwykłe linki – samo ich wyświetlenie nie wczytuje z tych serwisów żadnych wtyczek ani skryptów. Po przejściu na ich strony obowiązują zasady prywatności tych serwisów. Tak samo jest na stronach operatorów płatności, na które przechodzisz, żeby zapłacić. Jedyny wyjątek to film montażowy, który wczytujemy z YouTube na stronie instrukcji, ale dopiero po Twoim kliknięciu „Odtwórz film” – opisujemy to w § 9.

§ 18. Zmiany polityki

Politykę zmieniamy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych w sklepie albo przepisy. Każda wersja ma w nagłówku datę, od której obowiązuje. Przy każdym zamówieniu zapisujemy, która wersja polityki była wtedy udostępniona. Poprzednie wersje przechowujemy i prześlemy je na Twoją prośbę. O istotnych zmianach poinformujemy e-mailem posiadaczy kont i osoby zapisane do newslettera.